Calendario
Vista anual del empleado y edición sobre las fechas seleccionadas
- Menú Calendario / Calendario empleado
Primer paso, revisar el calendario de los empleados
Antes de empezar a obtener resultados y generar informes, tenemos que revisar varios puntos clave para asegurar que los resultados que vamos a visualizar sean correctos.
Disponemos de diferentes vistas de resultados agrupadas por departamento o empleado. Ahora nos centraremos en la vista de calendario del empleado.
Los puntos más importantes a revisar son:
- Calendario de empresa: Revisar que tenga los festivos de empresa bien asignados.
- Horarios: Que todos los días tengan un horario asignado. Pulsado sobre el dia o arrastrando sobre varios, podemos modificar el horario si lo necesitamos.
- Errores: Revisar que no hayan errores de marcaje. Si un día ve un círculo rojo con un número, está mostrando que ese día tiene un error. Pulsa el botón derecho del ratón y corrígelo. En el siguiente apartado ‘Marcajes’, explicamos paso a paso como hacerlo.
- Solicitudes: Que no hayan solicitudes pendientes de responder. Revisa el apartado de solicitudes y respóndelas.
En la parte inferior del calendario, tenemos el resumen del año que podemos ver en días o en hora.
Recuerda: Para obtener los resultados, los maestros han de estar correctamente creados y asignados a los empleados, y los marcajes, bien realizados.
Marcajes y errores
Vista de la ficha diaria, semanal o mensual del empleado
- Menú Marcajes / Marcajes empleado
Marcajes
La pantalla de marcajes muestra información gráfica de la evolución de los marcajes. Los marcajes se superponen a los horarios teóricos del empleado para obtener los resultados de presencia.
Disponemos de 4 vistas:
- Marcajes día: Muestra los marcajes del día.
- Marcajes semana: Muestra los marcajes de la semana.
- Marcajes mes: Muestra los marcajes del mes.
- Jornada con errores: Ayuda a ver los errores de marcaje del empleado. Nos ayudará a ver el error y como poder corregirlo.
Pulsando sobre el botón de '+' vemos la información completa del día, horario, marcajes y resultados del día.
En caso necesario puede modificar la información si no es correcta.
Ficha mes
Vista de la ficha mensual del empleado
- Menú Mes / Ficha mes empleado
Revisar la información resumida de cada empleado
En el menú 'Mes', seleccionamos la opción de 'Ficha Mes Empleado'. Se nos abre la ficha mensual resumida de la presencia realizada por el empleado.
Esta vista nos permite revisar todo el mes del empleado, viendo las horas planificadas, laborables, abonadas, regular, excesos, faltas, ...
Generar informe: La ficha mes permite exportar los resultados a formato 'PDF o 'Excel'.
La ficha mes del empleado dispone de 3 carpetas:
Ficha Mes
Información resumida en una línea para cada día del mes. Puede desplegar el detalle de todos los días haciendo clic en de la cabecera de la tabla, se le mostrarán los marcajes y cálculos detallados para cada día del mes.
Gráfico Ficha Mes
Visualiza de forma gráficamente el tipo de día y los marcajes del empleado.
Totales Ficha Mes
Detalle de el resumen de cada mes del año.
Gráfico mes
Gráficos mensuales agrupados por departamentos
- Menú Mes / Gráfico mes
Gráfico mensual de las horas realizadas
Gráfico mes nos da la información agrupada por departamento, de las horas realizadas por los empleados, donde podemos ver fácilmente:
- Presencia regular.
- Excesos.
- Ausencias / Vacaciones
- Faltas
- Cumplimiento horario.
- Solicitudes / errores de marcaje.
Al pulsar el botón izquierdo nos muestra el horario y los marcajes realizados.
Al pulsar el botón derecho nos abre la información completa del día, permitiendo la edición en caso necesario.
Ficha anual
Vista de la ficha anual del empleado
- Menú Anual / Ficha anual empleado
Ficha anual del empleado
La ficha anual nos muestra el resumen de todo el año en un solo informe. Inicialmente se muestra la información resumida en una línea para cada mes del año.
La información la tenemos separada por secciones:
- Festivos y vacaciones.
- Presencia.
- Horas extraordinarias.
- Categorización de jornadas.
Generar informe: La ficha anual del empleado permite exportar los resultados a formato 'PDF o 'Excel'.
Solicitudes
Solicitudes de los empleados
- Menú Solicitudes
Solicitudes
Las solicitudes son el canal de comunicaciones sus empleados y sus supervisores. Permite a sus empleados, de forma rápida y sencilla, solicitar vacaciones, días de libre elección, motivos de ausencia, ...
En el listado de solicitudes tenemos dos paneles:
- Solicitudes pendientes: Son todas las solicitudes que han realizado sus empleados y están pendientes de que su supervisor las acepte o las deniegue.
- Últimas solicitudes finalizadas: Se agrupan las últimas solicitudes aprobadas o denegadas.
Aceptar o denegar las solicitudes
Cuando un empleado realiza una solicitud, nos aparece en la sección de 'Solicitudes Pendientes'.
Tenemos dos opciones disponibles:
- Aprobar solicitud: Al aprobar una solicitud, aceptamos lo que nos indica el empleado. Por ejemplo creando días de libre disposición solicitados, visita médico, etc…
- Denegar solicitud: No se acepta la solicitud. Ningún cambio en la ficha del empleado.
Editar solicitud: Nos permite ver con más detalle la solicitud que nos ha realizado el empleado, como los marcajes solicitados, días solicitados, comentarios, ...
Informes
Descargue informes personalizados
- Menú Informes
Obtenga informes personalizados en PDF y Excel
Timebook permite exportar toda la información que necesite en formato PDF o Excel, descargable en su ordenador.
La generación de resultados funciona gracias a nuestro asistente en 4 pasos, donde le iremos guiando hasta generar el resultado deseado.
Informes que actualmente tenemos disponibles son:
- Marcajes: Informe de los marcajes realizados por el empleado y su total de presencia real.
- Registro jornada: Informe de los marcajes, horas realizadas y extras.
- Ficha mes: Informe detallado día a día de las horas realizadas y categorizadas por tipo.
- Horas extraordinarias: Informe anual, separado por meses de las horas extraordinarias / excesos realizados.
- Categorización de jornadas: Informe anual del tipo de horas realizadas, nocturnas, sábado, domingo, festivo, …
- Aprobaciones mes: Excel de las aprobaciones del mes.
- Ficha anual: Informe de la ficha anual del empleado.
A continuación detallamos un ejemplo de:
- Informe de ‘Ficha mes’, formato de salida en PDF.
- Queremos ver los resultados del mes anterior.
- Seleccionamos a dos empleados.
- Confirmamos y vemos los resultados obtenidos.
Presentes
Vista de la ficha anual del empleado
- Menú Presentes
Usuarios presentes / ausentes
¿Quienes se encuentran ahora en la empresa? Esta pregunta nos la hacemos constantemente y, desde el menú de 'Presentes', tenemos una respuesta inmediata a nuestra pregunta.
Tenemos tres columnas perfectamente identificadas:
- Presentes entrada: Lista de usuarios que actualmente están presentes en la Empresa y el último marcaje efectuado es de entrada.
- Ausentes salida: Lista de usuarios que hoy han estado presentes en la empresa y que en estos momentos han registrado un marcaje de salida.
- Ausentes dia: Lista de usuarios que no han realizado ningún marcaje hoy (y en los días anteriores). Se indican los días desde el último marcaje.
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